Sistemas integrados de gestión (SIG).

M. Sc. Ing. Daniel Morillo

C.I.: 5.167.182

En un artículo anterior nos referimos a la organización y la definimos como aquel sistema o conjunto abierto, conformado por individuos agrupados para alcanzar uno o varios fines en común, al generar un bien o prestar algún servicio, que deben dividir, agrupar y coordinar las actividades o tareas desempeñadas por cada uno de ellos, las cuales deben estar normalizadas en sus procesos, resultados y habilidades de quien las desempeñe y respetando las líneas formales de responsabilidad y comunicación.

En el siglo XXI toda organización que se precie de ser competitiva debe imponerse criterios de calidad, medioambientales y de seguridad y salud laboral, por lo que se ve en la obligación de gestionar cada uno de estos aspectos, optando por poner en práctica sistemas independientes de gestión que se basan en modelos más o menos regularizados y que tienen en común muchas particularidades.

Debido a esto, en los últimos años vemos una tendencia cada vez mayor a tener dentro de las organizaciones, una gestión integrada de las decisiones que en materia de calidad, impactos al medio ambiente y prevención de riesgos laborales (PRL); se asuman, como puede observarse en la figura No. 1; por lo que han surgido los sistemas integrados de gestión, entendiendo la integración como un proceso de unión de los diferentes sistemas de gestión; específicos para cada uno de los aspecto mencionados anteriormente, en un único y más eficaz sistema de gestión.

Figura No. 1. Sistema integrados de gestión.

Fuente: Elaboración propia

Estos sistemas tienen como objetivo primordial lograr que una organización o empresa garantice la protección del medio ambiente, aumentando a la vez la productividad y la calidad de sus operaciones, minimizando los riesgos laborales y de salud tanto de sus empleados como en sus instalaciones; y están dirigidos a la satisfacción de varias partes interesadas y a la realización de procesos eficaces, seguros e inocuos al medio ambiente y a la organización como tal.

Podemos definir un sistema integrado de gestión como el conjunto de la estructura organizativa, la planificación de actividades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos necesarios; para desarrollar, implantar, llevar a efecto, revisar y mantener al día la política de la empresa u organización en materia de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. 

Como todo en la vida, el adoptar un sistema integrado de gestión tiene sus ventajas, así como sus inconvenientes. Como aspectos positivos podemos mencionar:

v  Supone una disminución de los costos asociados a la implantación, si por el contrario consideramos este proceso por separado para cada uno los aspectos (calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales.

v  La certificación de la empresa u organización, se realizaría de forma más rápida, al ser un solo certificado, que si se hiciera por separado en las tres áreas.

v  La documentación se simplificaría al ser ésta única, trayendo transparencia, facilidad de manejo, reducción de costo de mantenimiento y una optimización; tanto del tiempo, como de los recursos a emplear en el cumplimiento de los requisitos.

v  Aumenta la eficacia en la gestión y la eficiencia en el logro de los objetivos y metas trazados por la organización.

v  Se minimizan las distorsiones en la asignación de recursos para las tres áreas, al no priorizar una de ellas en detrimento de las otras.

v  La innovación se incentiva, logrando un valor añadido a la organización, traduciéndose en la optimización de su funcionamiento y ayudando en el aumento de su competitividad y posicionamiento en el mercado.

v  Se incremente sustancialmente la participación y motivación del personal de la organización.

v  Es más eficaz la medición, evaluación y seguimiento de los objetivos establecidos y de los avances conseguidos.

Entre las desventajas podemos mencionar:

•  Mayores costos de implantación respecto a un sistema particular de gestión. Si es difícil para cualquier organización implantar uno de estos sistemas, hay que pensar lo que sería implantar los tres a la vez. Por esto, muchas organizaciones implantan un sistema de gestión de la calidad y posteriormente, en forma progresiva ir integrando los demás sistemas.
• Supone un mayor esfuerzo en materia de formación, de organización y de cambio en la cultura empresarial, al requerir la realización de un mayor número de actividades a fin de garantizar la formación del personal en todas las materias.
• Requiere de un mayor esfuerzo en la planificación, el control de los procesos y en la toma de decisiones, ya que se deben considerar aspectos relacionados con las tres áreas (calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales), al mismo tiempo.

Estos sistemas integrados de gestión, también deben cumplir con ciertas características, como la integralidad, la compatibilidad, la complementariedad, la transversalidad y la representatividad; cuya explicación podemos apreciar en la figura No. 2.

Figura No. 2. Características de los SIG.

Fuente: Elaboración propia

Para implantar estos sistemas, pueden darse dos situaciones bien distintas, dependiendo de la situación organizacional y de la existencia o no, de algún sistema de gestión previamente implantado.  Si la empresa u organización cuenta con un sistema ya implantado; digamos de calidad, basado en ISO 9002:1994 ó ISO 9001:2000 y quiere implantar otro de los sistemas, se aconseja seguir una de dos alternativas, a saber:

1. Diseñar el sistema en paralelo en su totalidad, aprovechando todo aquello del existente, que sea utilizable y común. Se recomienda que en esta primera fase, sean las instrucciones operativas (o de detalle); para abordar la integración entre los dos o tres sistemas (medio ambiente y prevención de riesgos laborales) en una segunda fase.
2. Desarrollar el proyecto integrado desde un inicio. Está segunda estrategia es más arriesgada para la empresa, puesto que se introducen cambios en la totalidad de lo ya existente, pero tiene la ventaja de que permite llegar al punto final más rápido.

 Las razones por las cuales elegir una estrategia u otra, dependerán entre otras cosas, de la resistencia al cambio dentro de la organización, al grado en que la Dirección esté implicada en el proyecto, a los recursos puestos a disposición de la implantación y al plazo que se quiera establecer para lograr el objetivo final.

Si por el contrario la empresa no cuenta con ninguno de estos sistemas, entonces es preciso diseñar la estructura del sistema integrado, desarrollando a su vez de forma integrada, todas las partes comunes desde un inicio. En cuanto a las partes específicas para cada uno de los sistemas existen otras dos posibilidades:

1.  En una primera fase desarrollar todo lo relativo a uno de los sistemas (calidad, medio ambiente o de PRL); dependiendo de las prioridades establecidas por la empresa u organización. Una vez efectuada esta implantación, se continuaría con las siguientes hasta completar el sistema en su totalidad. Esta alternativa permite obtener antes la certificación del sistema implantado; ya que por el momento las certificaciones son independientes para cada uno de los sistemas.
2. Abordar por procesos, el desarrollo de todas las partes específicas del sistema; así, se priorizan los procesos principales de la organización y de forma progresiva se van desarrollando. Para tener éxito con esta opción, es de suma importancia que los primeros procesos a emprender; los que se consideraran como pilotos dentro de la empresa, no sean los de más difícil reto, bien sea por su complejidad técnica o por la resistencia organizativa.

Muchos autores recomiendan asumir esta última estrategia, debido a que es más formativa para la organización y debido al enfoque integrador dentro de la gestión de cada proceso. La gestión por procesos dentro de las empresas u organizaciones, es actualmente la base de la mayoría de las teorías de gestión como son la teoría de la calidad total, la reingeniería, el modelo de excelencia de la EFQM, etc.

En próximos artículos abordaremos otros tópicos importantes sobre este tema, tales como el diseño de los sistemas, la implantación propiamente dicha, la auditoría del sistema, los requisitos que debe cumplir y la documentación, entre otros.